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成立有限公司時，秘書公司都會提供公司綠盒套裝。創業鳥常常收到不少客人的查詢，何謂公司綠盒，以及綠盒又有何作用，對於新成立的公司又是否必要嗎? 今日創業鳥同大家一一講解。
甚麼是公司綠盒？
公司綠盒其實是一套公司法定文件、公司印章，隨著公司的成立而製成，秘書公司通常會將所有相關物件、印章載入一個綠色的盒子內，方便客戶携帶。
在公司綠盒中，您會找到各種按照公司條例要求，而制定的公司公司章程、法定記錄冊、股票簿、公司印章等等的公司用到的文件或工具。
要注意一點，根據法例，公司成立後，法定記錄冊、重要控制人登記冊、會議記錄等亦須備存於公司的註冊辦事處或指定地點，以便執法機構/人員隨時查閱 。
公司必須要有綠盒嗎？
根據自2014年3月3日生效的新修訂《公司條例》，公司可自行選擇是否備存及使用鋼印。然而，於銀行開戶時，銀行可能需要您提供公司章程，及您於公司業務營運時需使用到公司簽名印及公司圓印。而公司在公司條例要求下，仍然需要妥善備存綠盒內的法定公司文件。
所以，創業鳥建議所有有限公司成立時，仍然向秘書公司訂造公司綠盒，有齊一整套公司法定文件、公司章程及公司印章，符合法例要求之餘，亦方便日後公司營運時銀行開戶、用到印章的需要。
公司綠盒包括了什麼?
創業鳥提供的綠盒套裝，包含了以下文件，訂造費用為HK$500
公司章程8本；
法定記錄冊1本；
股票簿1本；
公司鋼印1個；
公司簽名方印1個；及
公司圓印1個。
公司綠盒內的各種文件、印章用途
股票簿
股票指持有該公司股份的證明文件，其會列明股東姓名、地址、持有該公司之股份數量等。股票簿則為載有預先印制的該公司股票。
法定紀錄冊
法定記錄冊包括股東名冊、董事名冊及公司秘書名冊等，其記錄股本、董事及公司秘書狀況和詳細資料等。另外，法定記錄冊亦會載有該公司的董事及股東書面決議或會議記錄。
公司簽名方印
公司簽名方印，也叫簽字章。一般情況下，蓋上簽名方印，加上授權人的簽名，就可以用於簽訂合約、銀行開戶、支票匯款、匯款單、取款單等等，都可以使用。
公司圓印
公司圓印，又叫小圓章。印章的內圓為公司中文名稱，外圓為公司英文名稱。一般只會用作貨物、信件簽收、在文件出錯的地方，用作修改用途，不能用作簽署合同。
公司鋼印
公司鋼印，又稱為法團印章，英文為 common seal。通常會用於法律文件上，例如樓宇買賣、樓契、公司轉讓股份買賣、公司上市、融資等等。但由於2014年公司條例的新要求，可以容許公司沒有公司鋼印，比較少公司會使用鋼印。
公司章程
公司章程，英文為 Article of Assoication，是一份根據公司條例的要求，草擬的文件。所有註冊的有限公司，都需要於註冊公司時編制一套公司章程。一般情況下，在銀行開戶時，銀行都要求公司提交公司章程。
章程內容其中包括:
公司名稱
創辦成員的名字
公司股本、列明每位股權人所佔的股份份額
股東大會進行的程序、規定、相關成員的投票權
董事的權力與責任
董事決策程序
委任董事的要求
股息分發的程序
公司印章在現行法例下應如何使用？
一般情況下，公司印章的使用是要根據公司內部指引的規定訂明，使用公司印章亦應只限於公司董事或其他獲授權人士，如財務經理等，以用於簽訂合約或簽署銀行文件等的情況。
註銷公司該如何處理綠盒？
根據《公司條例》，如果您打算將現有公司業務結束，將公司註銷，您仍然須要將已註銷的公司文件保留至少6年。公司註銷後，亦要緊記再不能使用綠盒內的公司印章，以已註銷公司的名義，與第三方簽訂合約、轉帳、進行交易。因為這些文件和物品在公司關閉後仍然屬於公司的資產。公司註銷後，任何未經授權使用已註銷的公司文件進行商業活動，即屬違法，可能會被檢控。
創業鳥如何協助我得到綠盒？
無論您是經創業鳥成立公司，或是自行成立公司，抑或公司已成立多年，因公司業務需要，訂製綠盒，創業鳥都可以為您訂造符合您須要的公司綠盒。歡迎隨時聯絡創業鳥團隊，提供一站式開公司服務、公司秘書、虛擬辦公室服務，全方位為你解決所有開業各種疑難，讓老闆們專心開拓生意。請即致電 6502 7845，或WhatsApp 我地了解更多，創業鳥讓您的業務飛得更高！