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在商業運作中，公司秘書扮演著不可或缺的角色，特別是對初創企業與中小型企業來說，了解並履行好公司秘書的職責是極其重要的。不僅僅是法定要求的問題，一個稱職的公司秘書更是確保企業合規性、績效與效率的關鍵要素。本文將為您全面解讀公司秘書所涉及的範疇、必要性、以及您應該如何選擇與委任公司秘書。
公司秘書是什麼？等於私人秘書嗎?
雖然公司秘書的名稱中有「秘書」一詞，我們常聯想到如私人秘書一樣，需要處理電話、安排行程等事務，但公司秘書和私人秘書是不同的！兩者的職責有所不同，公司秘書的工作範圍遠不僅止於一般文書工作，而是包括法律、財務和管理等多個層面。
公司秘書是企業的專業行政人員，持有特定的專業牌照。他們在有限公司中擔任法定職務，確保公司合規並在企業治理中擔任重要的角色。公司秘書有助於維護商業社會中的良好治理標準，提供專業支援於董事會決策和業務諮詢。在香港，公司法例、上市條例時常更改，合規要求日益複雜。公司秘書核心工作在於協助董事會遵守法例，確保公司合規，避免公司蒙受法律風險。根據香港《公司條例》，每家在香港註冊的有限公司都需指定一名公司秘書，負責監督企業管治發展，確保公司遵守相關法例。
為什麼需要公司秘書？
公司秘書職責範圍廣泛，需要確保公司營運和決策合法以及幫助公司實行良好的公司管治。公司秘書職責包括：
確保公司符合《公司條例》的規定 根據《公司條例》規定，有限公司有多項法定規定須要遵守，例如: 訂立公司章程、更新及備存公司的法定紀錄冊、定時安排和舉行董事會及股東大會、提交公司周年申報表、更新及備存重要控制人登記冊供執法人員審閱等等。
須要與監管機構聯繫 政府部門，如: 公司註冊處、稅務局等等，時常會透過公司秘書與企業溝通，公司秘書負責代表公司與政府溝通。
通知公司註冊處有關公司的法定變更 每當公司管理層有所變更，公司都要於指定時限內向政府部門申報，例如：董事委任及辭任、更改公司名稱、發行及轉讓股份等等的申報，都是由公司秘書負責。
平衡各方不同利益 公司董事會和管理層之間常有意見衝突。公司秘書通常會擔任協調的角色，促進兩方溝通，平衡利益，避免雙方的分歧。董事會或高層未必有充分時間深入了解公司運作，因此公司秘書擔任重要的角色，提供公司最新資訊和分析簡報，有助董事們快速掌握公司形勢，提高會議效率。
監察公司管治 上市公司的公司秘書須確保公司符合上市條例，確保公司日常運作適時按上市條例要求披露相關資料，確保市場資訊的流通性，所以公司秘書有監察公司管治的角色，維護公司各方面都合乎法例上的要求。
誰可以擔任公司秘書？
根據法例規定，擔任公司秘書一職的人必須通常居住在香港。然而，創業鳥想提提各位，公司秘書不僅是一個名義上的職位，而是一個專業性很強的法定職位。若缺乏相關專業知識及經驗，最好找具牌照的秘書公司擔任，以免付上不必要的法律風險。
委任秘書公司時，該公司必須在香港註冊或設有辦事處，並持有「信託及公司服務提供者牌照」，以提供公司秘書服務。根據《打擊洗錢及恐怖分子資金籌集條例》，在香港經營信託或公司服務業務時，若未持有相關牌照，則屬犯罪。大家於委任秘書公司時，可多加留意。
您可在公司註冊處網站查看持牌人登記冊，以確保任命公司秘書的公司已完成登記。創業鳥為持有「信託及公司服務提供者牌照」(牌照編號：TC009081)，歡迎查詢。
老闆或董事可否自己擔任公司秘書？
可以，但要視乎公司的董事數目。
根據《公司條例》，若公司僅有一名董事，則不得兼任公司秘書。換言之，如公司內有多於一名董事，則可同時擔任公司秘書。許多初創老闆因人手不足，僅有一名董事，亦打算兼任董事與公司秘書，這將構成法律風險。初創朋友們需多加留意！
如上文所提及，如缺乏相關專業知識及經驗的董事，最好委託具公司服務牌照的秘書公司，以免招致不必要的法律風險。
選用專業的秘書公司好處
公司秘書是一個不可或缺的角色，選擇一站式的公司秘書服務公司可以為公司帶來以下好處：
提供獨立的專業意見
公司秘書負責監察整個公司運作，包括成立公司、公司清盤、開立銀行戶口、年度申報、組織和安排董事及股東大會、以及檢討公司管理和運作等。
作為公司監管角色的公司秘書，需要從整體角度看待企業管治問題，提供專業建議，避免公司管理不透明，確保公司穩健發展。而一站式秘書公司一般亦會有會計師兼任，除了提供公司秘書和公司條例的建議外，也可以多方位就會計、稅務問題提供建議。
確保業務運作合法合規
在香港成立的公司需遵守眾多法例法規，包括稅務條例、公司條例、商業登記條例等等。這些相關條例經常更新變動，使得公司秘書的角色至關重要。專業的秘書公司有助於確保公司合法合規和優良的企業管治。他們能提供適時建議，確保公司合符法規，從而避免罰款和損失。藉由遵守相關法例，可避免公司、董事和管理層承擔重大法律責任，以及避免因疏忽而招致不必要的罰款。因此，對於在香港運營業務的企業來說，了解和遵守這些法例是至關重要的。透過與專業秘書公司合作，企業可以確保自身業務運作合法合規，並在競爭激烈的商業環境中保持競爭力。
專注業務發展
有些公司為了節省成本，一些公司董事會自行擔任秘書一職。然而，董事們對於香港公司法例可能並不十分了解，這可能導致未能按政府要求提交相應文件，或文件中存在錯誤和遺漏。這種情況需要公司董事投入額外精力和時間，去研究一個相對陌生的領域和法規。進一步可能導致公司在法律合規方面出現問題，影響業務運作。因此，選擇專業的秘書公司可以為公司董事節省大量時間，讓他們專注於公司業務的發展，同時確保公司遵守相關法例，提供更全面的支持。這種外包秘書服務大大提高了公司的運作效率和發展空間。
獨立監察公司運作
我們時常聽到一些公司發生欺詐、挪用公司資產、違規交易問題。這些問題可能對公司的運作和聲譽造成嚴重影響。特別是當公司的董事和公司秘書為同一人時，令公司架構顯得管理不透明。因此，擁有一位獨立的專業公司秘書至關重要。獨立的專業公司秘書可以監督公司運作，確保其合法合規，提升公司透明度和企業治理水平。透過專業公司秘書的協助，公司能夠避免違法行為，保護公司聲譽，並確保公司持續運作在合法合規的框架內。
如何選擇合適的秘書公司？
選擇合適的秘書公司，可考慮以下幾個要點：
秘書公司服務人員的職業資格
事實上，香港設有特許秘書公會，須通過相關考試，才可持有公司秘書牌照，於上市公司擔任公司秘書一職。然而，秘書公司的職員，是否安排具備秘書公會牌照的人，能夠提供專業、可靠的意見，各位亦須多加留意。
創業鳥確保每位客戶，均由持有特許秘書公會牌照的人員服務，提供可信及專業的意見，協助公司邁向成功。
秘書公司的企業管治經驗
公司秘書作為一間公司的企業治理專家，必須接受企業治理方面的專業培訓，以及必先於上市公司有多年工作經驗，洞悉各行各業的企業治理和監管的最新消息。
創業鳥持有多年上市公司的公司秘書服務經驗，解決過不少的企業治理難題，讓中小企成功解除不少疑難。
溝通能力
公司秘書的主要職責需要與不同層面的人士，作出各種形式的溝通，因此適任者必須是優秀的溝通者，能夠有效地與董事、經理和投資者等人溝通和傳達重要信息，提醒公司管理層適時採取合適的行動。